SZERVEZÉSI CSOPORT FELADATAI
- gondoskodik a testületi munkaterv-tervezet elkészítéséről;
- a munkatervben foglaltak, valamint az egyéb javaslatok alapján összeállítja az ülések meghívó-tervezeteit;
- összegyűjti az aláírt előterjesztéseket, és az azokhoz tartozó társadalmi vitára és kommunikációra vonatkozó adatlapot;
- a képviselői munkát támogató informatikai rendszerben jóváhagyott előterjesztéseket elektronikus meghívó formájában az érintetteknek megküldi, igény esetén a meghívót papír alapon postázza;
- elkészíti az ülés forgatókönyvét;
- közreműködik az ülések lebonyolításában;
- elkészíti a képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvet, melyet határidőn belül továbbít a Kormányhivatalnak, valamint gondoskodik annak a kerületi önkormányzati honlapon történő megjelenítéséről;
- gondoskodik a jegyzőkönyvek, előterjesztések évfolyam szerinti bekötéséről, őrzéséről;
- összeállítja a testületi döntések jegyzőkönyvi kivonatát és azt megküldi az érdekelteknek;
- nyilvántartja a helyi rendeleteket, gondoskodik azok kihirdetéséről, hatályosításáról, záradékolásáról, Nemzeti Jogszabálytárban, a jogtár helyi adatbázisában és a kerületi önkormányzati honlapon történő megjelenítéséről;
- nyilvántartja a testületi határozatokat, melynek alapján figyelemmel kíséri a lejárt határidejű határozatokat és összeállítja az azok végrehajtásáról szóló beszámolót;
- a szervezeti egységek és a gazdasági társaságok jelentései alapján elkészíti a polgármester, a jegyző átruházott hatáskörben hozott döntéseiről szóló tájékoztató anyagot;
- összeállítja a Képviselő-testület két ülése között, a tisztségviselők által tett fontosabb intézkedésekről, valamint a jelentősebb eseményekről szóló tájékoztatót;
- összeállítja a szervezeti egységek jelentései alapján a Hivatal munkájáról készülő tájékoztatót;
- közreműködik az Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzata naprakész állapotban tartásában;
- előkészíti és lebonyolítja a közmeghallgatást, elkészíti a jegyzőkönyvet, figyelemmel kíséri a közmeghallgatáson elhangzottak megválaszolását;
- nyilvántartja az önkormányzati képviselők interpellációit, felvilágosítás kéréseit és azok határidőben történő megválaszolását;
- gondoskodik a képviselő-testületi ülések hanganyagainak irattárazásáról.
- nyilvántartja a Képviselő-testület bizottságainak üléseiről készült jegyzőkönyveket; melyeket határidőn belül továbbít a Kormányhivatalnak;
- az önkormányzati képviselők részére érkező küldeményeket átadja a címzetteknek;
- az országgyűlési és önkormányzati képviselők nevéről, fogadóóráiról, a testületi ülések időpontjáról, a bizottságok összetételéről felvilágosítást nyújt az érdeklődő állampolgároknak.
- nyilvántartja az utasításokat; előkészíti a feladatkörébe tartozó szabályzatokat, a polgármesteri és jegyzői utasításokat;
- közreműködik az országgyűlési, önkormányzati, nemzetiségi önkormányzati és európai parlamenti képviselők, , valamint a népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos előkészítő, szervező és lebonyolító munkákban;
- közreműködik a népszámlálással kapcsolatos előkészítő, szervező és lebonyolító munkákban;
- közreműködik a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos feladatok ellátásában;
- ellátja a kerületi kitüntetések adományozásával kapcsolatos előkészítő, szervező és lebonyolító feladatokat;
- tájékoztatja a pályázati lehetőségekről az illetékeseket; figyelemmel kíséri a pályázatok eredményességét és összeállítja az erről szóló vezetői értekezlet anyagát;
- előkészíti – a belső szervezeti egységekkel együttműködve – a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló normatív határozati javaslat tervezetét, módosítását, valamint gondoskodik a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeinek főbb feladat- és hatásköreiről szóló utasítás naprakészen tartásáról;
- közreműködik az állami ünnepekhez kapcsolódó önkormányzati rendezvények előkészítő munkálataiban;
- közreműködik az egyes szakmák, személyek, események köszöntésének előkészítésében;
- nyilvántartja az intézmények és a gazdasági társaságok alapító okiratát.
- gondoskodik a Hivatal működéséhez szükséges tárgyi, műszaki, technikai feltételek biztosításáról (így különösen megrendelés, beszerzés, kiadás);
- gondoskodik a felújítási és karbantartási munkák elvégzéséről;
- technikai segítséget nyújt a Pénzügyi Osztály leltározással kapcsolatos feladataihoz, valamint Selejtezési Bizottság működésével, a selejtezéssel kapcsolatos feladataihoz;
- ellátja a hivatali személygépkocsik üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat;
- közreműködik a különböző rendezvények előkészítésében és lebonyolításában;
- működteti a nyomdát és a telefonközpontot;
- felügyeli és ellenőrzi a takarítást és a rendészeti tevékenységet;
- közreműködik az osztályvezetői értekezletek technikai előkészítésében;
- közreműködik a testületi ülések lebonyolításában.
JOGI CSOPORT FELADATAI
- ellátja az Önkormányzat és a Hivatal jogi képviseletét a bíróságok és más szervek, illetve hatóságok előtt;
- beadványokat, szerződéseket és egyéb okiratokat készít;
- jogi tanácsokat ad az ügyfelek részére önkormányzati és hivatali ügyekkel kapcsolatban;
- lebonyolítja az önkormányzati ingatlanokkal kapcsolatos pályázati eljárást;
- közreműködik a Hivatal és az Önkormányzat szerződéseinek elkészítésében, megkötésében, a szerződési igények érvényesítésében, valamint egyéb megállapodások elkészítésében;
- eseti megbízás alapján közreműködik a jegyző által kezdeményezett fegyelmi eljárásban;
- jogi véleményt ad a polgármester, a jegyző, a tisztségviselők, valamint az osztályvezetők részére;
- elkészíti az elővásárlási jog gyakorlásához szükséges tulajdonosi nyilatkozatot;
- részt vesz a Képviselő-testület döntési jogkörébe tartozó önkormányzati tulajdonú ingatlanok elidegenítésére, hasznosítására irányuló előterjesztések és a Tulajdonosi, Kerületfejlesztési és Lakásgazdálkodási Bizottság döntési jogkörébe tartozó előterjesztések előkészítésében;
- bonyolítja a peren kívüli eljárást;
- előkészíti a földhivatali bejegyzésekhez szükséges iratanyagot;
- elkészíti a polgármester által kiadott tulajdonosi nyilatkozatokat, illetve a jelzálogjog törléséhez és a „ranghely” megváltozásához szükséges megállapodásokat;
- végzi az Önkormányzat által alapított közalapítvány nyilvántartásával, az alapító okirat módosításával és bírósági bejegyeztetésével kapcsolatos teendőket; elkészíti a testületi előterjesztéseket;
- intézi a 12/2001.(I. 31.) Korm. rendelet szerinti lakáscélú állami támogatásokkal kapcsolatos 2013. január 1-jén folyamatban lévő, jegyzőnél maradt ügyeket;
- felülvizsgálja és szignálja a XIII. Kerületi Közszolgáltató Zrt. által készített nyilatkozatokat, okiratokat, szerződéseket, melyeket önkormányzati tulajdonosi jogkörben eljáró tisztségviselő ír alá;
- ellátja a társasházak törvényességi felügyeletével kapcsolatos jegyzői feladatokat.
- ellátja a bírósági ülnökök választásával kapcsolatos feladatokat;
- ellátja a Képviselő-testület elé kerülő rendelet-tervezetek és előterjesztések törvényességi vizsgálatát;
- előkészíti a jegyző törvényességi észrevételeit;
- koordinálja azon rendelet-tervezetek előkészítését, amelyek nem tartoznak a Hivatal osztályainak hatáskörébe;
- előkészíti a Budapest Főváros Kormányhivatala törvényességi észrevételeivel kapcsolatos képviselő-testületi előterjesztéseket;
- előkészíti – a feladat-meghatározástól függően – a testületi ülésről, valamint a bizottsági ülésekről készült jegyzőkönyvek alapján a polgármester és a jegyző intézkedéseit;
- ellátja a Tulajdonosi, Kerületfejlesztési és Lakásgazdálkodási Bizottság, valamint a Jogi és Közbiztonsági Bizottság melletti titkári teendőket;
- jegyző megbízásából – az erre vonatkozó belső utasítás szerint – elvégzi a jegyző hatáskörébe tartozó törvényességi felügyeleti vizsgálatokat a Hivatal szervezeti egységeinél;
- Ellátja és koordinálja a Polgármesteri Hivatal információ-szabadsággal kapcsolatos feladatit, valamint ellátja adatvédelmi felelősi feladatokat.
- kivizsgálja polgármesterhez és a jegyzőhöz érkező, osztályra kiszignált panaszokat, bejelentéseket és azokra elkészíti a válaszokat;
- részt vesz a képviselői bejelentések és javaslatok vizsgálatában.
- közreműködik a kérelmek Tulajdonosi, Kerületfejlesztési és Lakásgazdálkodási Bizottság elé terjesztésében;
- közreműködik a szerződéskötésnél;
- figyelemmel kíséri a szerződés teljesítését.
JEGYZŐI ÉS JOGI OSZTÁLY EGYÉB FELADATAI
- részt vesz a Hivatal köztisztviselőinek, ügyviteli és fizikai dolgozóinak illetményrendszerére, juttatásaira vonatkozó helyi rendelet előkészítésében;
- szervezi és összehangolja a személyzeti munkára vonatkozó rendelkezések – közszolgálati tisztviselőkről szóló törvény előírásainak megfelelő – gyakorlati megvalósítását;
- összehangolja és véleményezi a munkatársak oktatását, képzését, a köztisztviselők továbbképzési kötelezettségének, egyéni képzési terveinek valamint a négy éves továbbképzési időszaknak a figyelembevételével összeállítja a hivatal éves továbbképzési tervét, évközben figyelemmel kíséri a képzések teljesülését;
- ellátja a Hivatal vonatkozásában az esélyegyenlőségi feladatokat, a jogszabályban meghatározott módon és időközönként esélyegyenlőségi tervet készít;
- a Hivatal személyi feltételei biztosítása érdekében hirdetéseket, pályázati felhívásokat ad fel, és közreműködik a pályázatok elbírálásában;
- javaslatot tesz a jutalmazási keretek elosztására;
- előkészíti a kitüntetési javaslatokat, figyelemmel kíséri a miniszteri szintű jutalmazások lehetőségeit;
- figyelemmel kíséri a köztisztviselők számára kötelezően előírt közigazgatási alap- és szakvizsga kötelezettség esedékességét, és az érintett munkatársakkal együtt az éves képzési terv keretén belül ütemezi a vizsgakötelezettségeket és ellenőrzi azok teljesülését;
- megszervezi a munkáltatói kölcsönkérelmek elbírálására jogkörrel rendelkező bizottság ülését, a kérelmeket összegyűjti, az ezzel kapcsolatos tájékoztatást megadja;
- előkészíti a Magyar Államkincstár részére a munkavállalók ki- és belépésével kapcsolatos okmányokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, felmentés, munkaviszony megszüntetése, elszámoló lap és egyéb adatlapok);
- előkészíti az újonnan belépők eskütételét;
- előkészíti, szükség esetén közreműködik a munkatársak minősítésében, teljesítményértékelésében;
- előkészíti a kötelező és a soron kívüli átsorolásokat, jubileumi jutalmakat;
- előkészíti a nyugdíjazásokat, beszerzi a szükséges adatokat és iratokat;
- igazolásokat ad ki a köztisztviselői jogviszonnyal és az illetménnyel kapcsolatosan;
- elkészíti a jogszabályban megállapított kedvezményes utazási lehetőség igénybevételéhez szükséges nyomtatványokat, igazolásokat;
- előkészíti a tanulmányi szerződéseket;
- igény szerint belső képzéseket, tanfolyamokat pl: számítógépes tanfolyamokat szervez;
- belépőkártyával látja el a képviselőket, a bizottsági tagokat és a Hivatal munkatársait;
- teljesíti a jogszabályokban előírt adatszolgáltatást;
- kormányrendelet alapján intézkedik a köztisztviselők tartalék-állományba helyezéséről, illetve a betöltetlen köztisztviselői állások jogszabályban előírt jelentési kötelezettségéről;
- előkészíti a CSED, GYED, GYES igényeket;
- intézi az arra kötelezett köztisztviselők vagyonnyilatkozatával kapcsolatos teendőket;
- a Jogi és Közbiztonsági Bizottság elnökének felhatalmazása alapján átveszi az Önkormányzati képviselők vagyonnyilatkozatát és gondoskodik azok biztonságos őrzéséről;
- gondoskodik a munkatársak időszakos alkalmassági orvosi vizsgálatára szolgáló beutalók elkészítéséről, a vizsgálati eredmények nyilvántartásáról.
- a személyi anyagokat;
- a kiadott igazolványokat, belépőkártyákat;
- a fegyelmi ügyeket;
- az időszaki- és részfoglalkozásúak, a megbízási szerződéses és egyéb szerződéses dolgozókat;
- a választott cafetéria-juttatásokat;
- a dolgozók szabadságát;
- a hivatali munkatársak illetményét, munkabérét, besorolását;
- a táppénzen, fizetés nélküli szabadságon lévőket.
- tevékenységét a jegyzőnek közvetlenül alárendelten, közvetlen szakmai irányításával végzi;
- ellenőrzést végez a Hivatalnál és az Önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozóan;
- ellenőrzést végezhet az Önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél, az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságoknál, közhasznú társaságoknál, a vagyonkezelőknél, valamint az Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezett szervezeteknél is.
- a Képviselő-testület által elfogadott éves ellenőrzési terv alapján vizsgálja és értékeli
- a gazdálkodás valamennyi területén a jogszabályok, helyi önkormányzati rendeletek, belső utasítások és szabályzatok előírásainak betartását;
- a belső kontroll rendszer kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését;
- a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét;
- a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát;
- a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése, vagy csökkentése, valamint a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében;
- nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket;
- elvégzi az ellenőrzési tevékenység minőségértékelését;
- a költségvetési szerven belül a nemzetközi belső ellenőrzési standardok és a belső ellenőrzési standardok és a belső ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet lát el;
- előkészíti az ellenőrzések tapasztalatairól szóló éves beszámolót.
- előkészíti és végrehajtja az Önkormányzat középtávú informatikai fejlesztési koncepcióját;
- irányítja és szakmailag felügyeli az Önkormányzat intézmény-fenntartási, illetve alapító okirata szerint köznevelési intézmény-működtetési kötelezettségének ellátásában közreműködő költségvetési szerv informatikai feladatainak ellátását;
- előkészíti és szakmailag koordinálja a képviselői munkát támogató informatikai rendszerek, eszközök bevezetését a vonatkozó jogszabályok és a gazdaságossági szempontok figyelembevételével;
- felügyeli és karbantartja az önkormányzat központi informatikai rendszereit; működteti a helyi regisztert;
- szervezi és irányítja az informatikai feladatokat;
- gondoskodik a Polgármesteri Hivatal számítástechnikai eszközeinek karbantartásáról és a hibák javításáról a javítás gazdaságosságára figyelemmel;
- kidolgozza és karbantartja az üzemelő informatikai rendszer technikai dokumentációját, közreműködik az önkormányzat munkatársainak számítástechnikai képzésében;
- gondoskodik a fontos számítógépes anyagok biztonságáról, mentéséről, archiválásáról, ezek biztonságos elhelyezéséről;
- az új rendszerek bevezetését – előzetesen – véleményezi, a meglévő szoftver rendszerekhez szükség esetén kiegészítő programokat, tervezést készíttet;
- elkészíti és aktualizálja a Hivatal Informatikai Védelmi Szabályzatát és figyelemmel kíséri az abban foglaltak betartását;
- közreműködik az Önkormányzat informatikai szabályzatainak kialakításában;
- segítséget nyújt a Hivatal munkatársai és a Képviselő-testület tagjai számára az informatikai rendszer használatához;
- gondoskodik – a gondnokság akadályoztatása esetén helyettesként – a testületi ülések technikai lebonyolításáról.
- ellátja a Hivatal által lefolytatott közbeszerzési eljárások jogi koordinációját;
- közbeszerzéssel kapcsolatos beadványokat, szerződéseket, megállapodásokat és egyéb okiratokat készít;
- együttműködik a közbeszerzési eljárásokat lezáró döntést meghozó bizottság ezen előterjesztésekkel kapcsolatos feladatokat is ellátó titkárával;
- elősegíti a tisztségviselők közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatainak ellátását.
- szem előtt tartja az ország külpolitikai törekvéseit, ezen belül a sajátos önkormányzati célokat;
- figyelemmel kíséri és elősegíti az Európa Uniónak az önkormányzatok számára megfogalmazott ajánlásai helyi alkalmazását;
- hasznosítja a testvér- és partnervárosok önkormányzatainak és intézményeinek Európa Uniós tapasztalatait.
- önkormányzati rendeleteket;
- testületi határozatokat;
- interpellációkat;
- önkormányzati képviselők név- és címjegyzékét;
- önkormányzati képviselők fogadóóráit;
- bizottságok név- és címjegyzékét;
- testületi ülésekre meghívandók körét;
- országgyűlési képviselők név- és címjegyzékét, fogadóóráit;
- helyi nemzetiségi önkormányzati képviselők név- és címjegyzékét, fogadóóráját;
- polgármesteri és jegyzői utasítások, intézkedések jegyzékét;
- bélyegzőket;
- a kitüntetettek jegyzékét;
- a Díszpolgárok könyvét;
- az engedélyezett kerületi címer használatát.